El Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 (RGPD) de la Unión Europea (artículo 37) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (artículo 34), recogen las entidades que están OBLIGADAS a contar con un Delegado de Protección de Datos (DPD), considerándose infracción grave «… el incumplimiento de la obligación de designar un delegado de protección de datos en todas las cuestiones relativas a la protección de los datos personales …» (ARTÍCULO 73v).
Esta infracción puede ser sancionada según el artículo 83.4 del RGPD con multa de hasta 20 millones de Euros o de una cuantía equivalente al 4% como máximo del volumen total de negocio anual del ejercicio financiero anterior, optando por el que sea mayor.
¿Qué empresas están obligadas?
El artículo 34 de la LOPDGDD estipula esta relación de entidades sujetas a la obligatoriedad de tener un DPD:
- Los responsables y encargados del tratamiento tendrán que asignar un DPD en los casos que menciona el artículo 37.1 del Reglamento y, en todo caso, cuando se trate de las siguientes entidades:
- Los colegios profesionales y sus consejos generales.
- Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquier nivel establecido en la legislación reguladora del derecho a la educación, así como las universidades públicas y privadas.
- Las entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas según lo dispuesto en su legislación específica, cuando traten habitual y sistemáticamente datos personales a gran escala.
- Los prestadores de servicios de la sociedad de la información cuando elaboren a gran escala perfiles de los usuarios del servicio.
- Las entidades incluidas en el artículo 1 de la Ley 10/2014, de 26 de junio, de ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito.
- Los establecimientos financieros de crédito.
- Las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
- Las empresas de servicios de inversión, reguladas por la legislación del mercado de valores.
- Los distribuidores y comercializadores de energía eléctrica y los distribuidores y comercializadores de gas natural.
- Las entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del fraude, incluyendo a los responsables de los ficheros regulados por la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo .
- Las entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial, incluyendo las de investigación comercial y de mercados, cuando lleven a cabo tratamientos basados en las preferencias de los afectados o realicen actividades que impliquen la elaboración de perfiles de los mismos.
- Los centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes. Se exceptúan los profesionales de la salud que, a pesar de estar legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes, ejerzan su actividad a título individual.
- Las entidades que tengan como uno de sus objetos la emisión de informes comerciales que puedan referirse a personas físicas.
- Los operadores que desarrollen la actividad de juego a través de canales electrónicos, informáticos, telemáticos e interactivos, de acuerdo con la normativa de regulación del juego.
- Las empresas de seguridad privada.
- Las federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.
- Los responsables o encargados del tratamiento no incluidos en la lista anterior podrán asignar de manera voluntaria un DPD, que quedará sometido al régimen establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 y en la presente ley orgánica.
- Los responsables y encargados del tratamiento deberán comunicar en el plazo de diez días a la Agencia Española de Protección de Datos o, en su caso, a las autoridades autonómicas de protección de datos, las designaciones, nombramientos y ceses de los delegados de protección de datos tanto en los supuestos en los que se encuentren obligadas a su designación como en el caso en que sea voluntaria.
- La Agencia Española de Protección de Datos y las autoridades autonómicas de protección de datos mantendrán, en el ámbito de las respectivas competencias, una lista actualizada de delegados de protección de datos que será accesible por medios electrónicos.
- En el cumplimiento de las obligaciones de este artículo los responsables y encargados del tratamiento podrán establecer la dedicación completa o a tiempo parcial del delegado, entre otros criterios, en función del volumen de los tratamientos, la categoría especial de los datos tratados o de los riesgos para los derechos o libertades de los interesados.
Sanciones por incumplimiento
El artículo 73 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en función de lo establecido en el artículo 83.4 del Reglamento (UE) 2016/679 considera grave y prescribe a los dos años las infracciones que supongan una vulneración sustancial de los artículos mencionados en aquel y, en particular, en algunos casos.
El apartado V considera infracción grave «el incumplimiento de la obligación de designar un delegado de protección de datos cuando sea exigible su nombramiento de acuerdo con el artículo 37 del Reglamento (UE) 2016/679 y el artículo 34 de esta ley orgánica.»
Según el artículo 83.4 del RGPD (UE) 2016/679 este incumplimiento podría establecer «multas administrativas de 20.000.000 € como máximo o, tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 4% como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optando por la de mayor cuantía».
Otras obligaciones
El artículo 37 del RGPD (UE) 2016/679, establece que:
- El responsable y el encargado del tratamiento de designar un delegado de protección de datos siempre que:
- el tratamiento lo lleve a cabo una autoridad u organismo público, excepto los tribunales que actúen en ejercicio de su función judicial;
- las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, por razón de su naturaleza, alcance y / o hasta, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala, o
- las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales de acuerdo con el artículo 9 y de datos relativos a condenas e infracciones penales a que se refiere el artículo 10.
- Un grupo empresarial podrá nombrar un único delegado de protección de datos siempre que sea fácilmente accesible desde cada establecimiento.
- Cuando el responsable o el encargado del tratamiento sea una autoridad u organismo público, se podrá designar un único delegado de protección de datos para varias de estas autoridades u organismos, teniendo en cuenta su estructura organizativa y tamaño.
- En casos distintos de los previstos en el apartado 1, el responsable o el encargado del tratamiento o las asociaciones y otros organismos que representen categorías de responsables o encargados podrán designar un delegado de protección de datos o deberán designarse si así lo exige el Derecho de la Unión o de los estados miembros. El delegado de protección de datos podrá actuar por cuenta de estas asociaciones y otros organismos que representen responsables o encargados.
- El delegado de protección de datos será designado atendiendo sus cualidades profesionales y, en particular, a sus conocimientos especializados del Derecho y la práctica en materia de protección de datos y su capacidad para ejercer las funciones indicadas en el artículo 39.
- El delegado de protección de datos podrá formar parte de la plantilla del responsable o del encargado del tratamiento o ejercer sus funciones en el marco de un contrato de servicios.
- El responsable o el encargado del tratamiento publicarán los datos de contacto del delegado de protección de datos y los comunicarán a la autoridad de control.
